Руководитель канцелярии в академический институт (РАН)
Обязанности:
- Руководство канцелярией (1-2 сотрудника в подчинении).
- Осуществление контроля за своевременностью обработки поступающей и отправляемой корреспонденции; сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
- Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.
- Организация документооборота, прием и регистрация входящих и исходящих документов.
- Контроль за исполнением документов и поручений.
- Разработка шаблонов и бланков документов.
- Организация работы экспертной комиссии по отбору документов на уничтожение.
- Контроль качества оформления документов.
- Внедрение системы электронного документооборота.
- Внедрение мер по оптимизации делопроизводства и документооборота компании.
- Проверка и регистрация: приказов, решений, указаний, писем.
- Контроль выполнения поручений, выданных вышестоящим руководством.
- Своевременный сбор «Листов ознакомления».
- Регистрация приказов по основной деятельности с грифом КТ, ДСП.
- Регистрация входящих и исходящих документов с грифом КТ, ДСП.
- Взаимодействие с ФГУП «Почта России» и курьерскими службами.
- Ведение реестра договорных документов.
- Сканирование и ведение базы по договорным документам (в электронной системе документооборота).
- Ведение архива визовых экземпляров договорных документов на бумажном носителе.
- Рассмотрение и подготовка ответов на письма и предложения сторонних организаций.
Требования:
- Высшее образование (техническое, как плюс).
- Успешный опыт руководства канцелярией от 3х лет в крупных компаниях (бюджетные учреждения в приоритете).
- Знание делопроизводства.
- Навыки ведения деловой переписки.
- Знание правил делового этикета и протокола.
- Опыт работы с первыми лицами компании.
- Уверенное владение компьютером (MS Office)
- Грамотная устная и письменная речь.
Условия:
- Оформление по ТК.
- График 5/2 с 9/10 до 18/19.
- Работа в интеллектуальной среде Российской академии наук.
- Офис в центре (в районе площадь Гагарина).
- Заработная плата 50 000 – 60 000 рублей.
