Руководитель канцелярии в академический институт (РАН)

Руководитель канцелярии в академический институт (РАН)

Обязанности:

  • Руководство канцелярией (1-2 сотрудника в подчинении).
  • Осуществление контроля за своевременностью обработки поступающей и отправляемой корреспонденции; сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
  • Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.
  • Организация документооборота, прием и регистрация входящих и исходящих документов.
  • Контроль за исполнением документов и поручений.
  • Разработка шаблонов и бланков документов.
  • Организация работы экспертной комиссии по отбору документов на уничтожение.
  • Контроль качества оформления документов.
  • Внедрение системы электронного документооборота.
  • Внедрение мер по оптимизации делопроизводства и документооборота компании.
  • Проверка и регистрация: приказов, решений, указаний, писем.
  • Контроль выполнения поручений, выданных вышестоящим руководством.
  • Своевременный сбор «Листов ознакомления».
  • Регистрация приказов по основной деятельности с грифом КТ, ДСП.
  • Регистрация входящих и исходящих документов с грифом КТ, ДСП.
  • Взаимодействие с ФГУП «Почта России» и курьерскими службами.
  • Ведение реестра договорных документов.
  • Сканирование и ведение базы по договорным документам (в электронной системе документооборота).
  • Ведение архива визовых экземпляров договорных документов на бумажном носителе.
  • Рассмотрение и подготовка ответов на письма и предложения сторонних организаций.

Требования:

  • Высшее образование (техническое, как плюс).
  • Успешный опыт руководства канцелярией от 3х лет в крупных компаниях (бюджетные учреждения в приоритете).
  • Знание делопроизводства.
  • Навыки ведения деловой переписки.
  • Знание правил делового этикета и протокола.
  • Опыт работы с первыми лицами компании.
  • Уверенное владение компьютером (MS Office)
  • Грамотная устная и письменная речь.

Условия:

  • Оформление по ТК.
  • График 5/2 с 9/10 до 18/19.
  • Работа в интеллектуальной среде Российской академии наук.
  • Офис в центре (в районе площадь Гагарина).
  • Заработная плата 50 000 – 60 000 рублей.

Мы – катализаторы для развития бизнеса и карьеры

Мы занимаем уникальное место в отрасли и предлагаем грамотное,
квалифицированное решение в подборе научных кадров.

Благодаря нашей тесной связи с научно-образовательной средой, мы всегда в курсе текущей ситуации на рынке труда и постоянно развиваем новые способы, чтобы помочь нашим клиентам привлекать лучшие таланты для работы в коммерческих компаниях.

Мы отлично владеем как языком бизнеса, так и языком науки. Ваши кадры –
наша забота.